Trả lời câu hỏi về Bảng liệt kê chứng từ kế toán và thực hiện sắp xếp chứng từ kế toán để lưu trữ theo quy định của Thông tư số 24/2024/TT-BTC ngày 17/4/2024 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp; Cục Quản lý, giám sát kế toán, kiểm toán trả lời nội dung câu hỏi của độc giả như sau:

1. Về lập bảng liệt kê chứng từ kế toán (mẫu LK01) và sắp xếp chứng từ kế toán để lưu trữ

- Khoản 4 Điều 9 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 hướng dẫn chi tiết Luật Kế toán quy định về lưu trữ tài liệu kế toán: “4. Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.”.

- Phụ lục V “Quy trình in, sắp xếp, đóng để lưu trữ tài liệu kế toán” kèm theo Thông tư số 24/2024/TT-BTC đã quy định mẫu biểu Bảng liệt kê chứng từ kế toán (mẫu LK01), trong đó nội dung tại các cột tương ứng như “Số chứng từ ghi sổ (số bút toán)” (cột C), “Tài khoản Nợ” (cột E), “Tài khoản Có” (cột G),… đều phải căn cứ thông tin liên quan trên chứng từ ghi sổ đã hoàn thành; đồng thời hướng dẫn đơn vị phải “liệt kê riêng chứng từ theo tài khoản trong bảng, chứng từ theo tài khoản ngoài bảng”.

- Mục 3.1.4 Phụ lục V kèm theo Thông tư số 24/2024/TT-BTC hướng dẫn:

“3.1.4. Sắp xếp tập chứng từ kế toán để đóng lưu trữ theo thứ tự lần lượt như sau:

Bảng liệt kê chứng từ kế toán (theo mẫu LK01), kèm theo chứng từ kế toán đã được sắp xếp theo thứ tự số bút toán trên bảng liệt kê, trong đó chứng từ được sắp xếp theo từng bộ hoàn chỉnh, trong đó chứng từ trực tiếp ghi sổ kế toán được xếp đầu tiên, tiếp sau đó là chứng từ gốc và hồ sơ tài liệu khác có liên quan dùng làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ...”.

Theo đó, trường hợp nghiệp vụ phát sinh phải hạch toán cả bút toán trong bảng và ngoài bảng, Bảng liệt kê chứng từ kế toán theo tài khoản trong bảng và Bảng liệt kê chứng từ kế toán theo tài khoản ngoài bảng đều thể hiện bút toán hạch toán. Đây là các bút toán đồng thời nên trên cả 2 Bảng liệt kê chứng từ kế toán đều có cùng số bút toán hạch toán và chứng từ gốc được lưu kèm dưới cả 2 bảng này.

Đề nghị độc giả nghiên cứu quy định nêu trên và các hướng dẫn có liên quan tại Luật Kế toán, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP và Phụ lục V kèm theo Thông tư số 24/2024/TT-BTC để thực hiện phù hợp theo quy định.

2. Câu hỏi độc giả đề cập đến việc một chứng từ ghi sổ đồng thời có các bút toán Nợ TK 642/Có TK 334, Nợ TK 611/Có TK 334, Nợ TK 112/Có TK 1351,…. Đề nghị lưu ý mặc dù các bút toán nêu trên cùng liên quan đến quy trình chi trả thu nhập cho người lao động, tuy nhiên đây là các bước trong một quy trình và có chứng từ kế toán làm căn cứ hạch toán của các bút toán khác nhau. Ví dụ, trường hợp chi lương cho người lao động:

(1) Bút toán Nợ TK 611, 642,…/Có TK 334 phản ánh thu nhập phải trả cho người lao động, chứng từ làm căn cứ hạch toán là bảng lương phải trả cho người lao động trong đơn vị;

(2) Bút toán Nợ TK 112/Có TK 1351 (đồng thời ghi Có TK 008) phản ánh việc rút dự toán chuyển tiền sang ngân hàng để chi trả thu nhập cho người lao động, chứng từ làm căn cứ hạch toán là Giấy rút dự toán NSNN đã có xác nhận của KBNN nơi giao dịch;

(3) Bút toán Nợ TK 334/Có TK 112 phản ánh việc thanh toán tiền lương cho người lao động từ tài khoản tiền gửi ngân hàng, chứng từ làm căn cứ hạch toán là Giấy báo Nợ của ngân hàng nơi đơn vị mở tài khoản.

Do vậy, đơn vị không tập hợp các chứng từ nêu trên trong cùng một chứng từ ghi sổ. Đề nghị độc giả căn cứ hướng dẫn tại Thông tư số 24/2024/TT-BTC để nghiên cứu thực hiện theo đúng quy định.